Переезд офиса – непростое мероприятие. Одним из главных критериев его успешного исхода является адекватная оценка, а иногда и небольшая переоценка усилий и времени, которые будут потрачены в процессе. Иметь «запас» ресурсов важно, поскольку в офисе множество вещей, перемещение которых по тем или иным причинам может затянуться.
Особенности офисного переезда
Никто не хочет растягивать офисный переезд на несколько дней, поэтому каждый, кто сталкивался с этим, не понаслышке знает, как важно правильно его организовать. Каждая компания хочет осуществить его максимально быстро и уложиться в планируемый бюджет. При проведении офисного переезда должны быть соблюдены такие условия, как оперативность, безопасность, надежность транспортного средства. Также следует правильно упаковать мебель и оборудование, что не очень-то легко.
Осуществить офисный переезд в Казани можно при помощи своих сил или же воспользоваться услугами профессиональных грузчиков. Второй вариант будет выгоднее и быстрее, а вы избавите себя и работников от всех хлопот, связанных с офисным переездом. Грузчики могут осуществить упаковку необходимых вещей, их транспортировку и выгрузку в заранее оговоренные сроки. О сохранности мебели в этом случае можно не волноваться, равно как и о скорости ее доставки.
5 правил офисного переезда:
- Проинформируйте сотрудников. Главное правило: чем структурированнее информация, тем меньше проблем. Сообщите, когда и куда будет осуществляться переезд, как каждому к нему подготовиться.
- Составьте временной план и четко следуйте ему. Обозначьте точное время упаковки вещей сотрудниками, погрузки и разгрузки, распаковки и сборки мебели, установки офисной техники. Это поможет контролировать ход переезда и оперативно выявлять ошибки или трудности.
- Составьте ситуационный план. Во-первых, обязательно нужен план расстановки мебели на новом месте. При масштабных переездах целесообразно разделить офисное пространство на зоны, а те, в свою очередь, на квадраты.
- Упаковка и сортировка вещей. Упаковка – это целая наука. Распечатайте специальные значки-обозначение или купите наклейки, запаситесь широким скотчем, коробками, пакетами и разноцветными стикерами. Все болтики от столов, стульев и тумбочек приклеиваем в пакетике к одной из частей предмета мебели. Шнуры от мониторов, системных блоков, принтеров и факсов также подписываются стикером и обматывается скотчем.
- Промаркируйте имущество. Введите общую систему маркировки для всех сотрудников. Чтобы избежать путаницы, профессиональные муверы предлагают следующую схему: отдел — ФИО сотрудника — этаж (зона), где располагается его новое рабочее место, — комната (квадрат) — номер рабочего места. Не забывайте маркировать общее имущество — кулеры, принтеры, вешалки: они часто теряются. Тут часто срабатывает принцип: общее, значит, ничье.
Как правильно упаковать перевозимую технику
Здесь все достаточно просто. Каждому работнику выделяется несколько картонных коробок. Работник упаковывает всю оргтехнику, которой пользуется на своем рабочем месте. Обязательно нужно подписать, в какой коробке находится техника, в какой – документы. Упаковки с оргтехникой лучше всего пометить надписью «Не кантовать». Общие документы и архив можно просто разложить по коробкам, пронумеровав их по годам или номерам. Это делает либо сотрудник, ответственный за делопроизводство, либо все сотрудники сообща.
Если часть офисной мебели разбирается, то все разборные детали упаковываются в картонные коробки и подписываются. Это нужно для того, чтобы не терять лишнее время на поиски деталей после переезда.
Особое внимание нужно уделить перевозке офисной посуды и различных хрупких предметов. Все стеклянные и керамические предметы необходимо тщательно обернуть бумагой и упаковать в коробки. Лучше всего держать эти коробки в поле зрения во время погрузки. Грузить их нужно в последнюю очередь. Обязательно сделать на коробках пометку о том, что их не следует переворачивать и ронять.
