Существует немало причин сменить место нахождения предприятия. Как организовать офисный переезд, чтобы он осуществился с минимальными временными, эмоциональными и другими затратами?
Выбор подходящего помещения
Переезд в другой офис пройдет значительно легче в случае, если новое помещение будет выбрано с учетом ряда ключевых особенностей. К ним можно отнести:
- Территориальное расположение. Удобно ли добираться до нового места при помощи общественного транспорта? Обладает ли район хорошей проходимостью? И если нет, существуют ли положительные моменты, которые могут компенсировать этот недостаток?
- Достаточно ли парковочных мест перед офисом? Удобно ли сотрудникам и клиентам оставлять свой транспорт?
- Насколько близко к офису расположены кафе или столовые?
- Проведен ли интернет? Сделан ли качественный ремонт?
- Предусмотрена ли охрана помещения?
Если офисное помещение отличается всеми указанными положительными характеристиками, можно приступить непосредственно к планировке внутреннего пространства помещения.
Создание дизайн-проекта можно как доверить профессионалам, так и выполнить его самостоятельно. Во втором случае необходимо тщательно изучить все ключевые особенности помещения: рассчитать площадь, рассмотреть возможности зонирования пространства, выделить место для офисной мебели.
После этого можно будет приступить к планированию, оценке сроков и составлению сметы.
Как подготовить офис к переезду
Своевременная организация переезда предприятия дает возможность не только существенно сэкономить время, но также оптимизировать процесс, исключив из него всю лишнюю суету и не упустив ни одной важной детали. Для удобства можно разделить на несколько этапов план переезда офиса. Образец может выглядеть так:
Объем грузоперевозки. Для начала нужно определиться с тем, какой объем грузоперевозки предстоит осуществить. От этого будет зависеть выбор и количество транспортных средств, а также количество рейсов, которое потребуется для перевозки вещей из одного помещения в другое. В зависимости от того, насколько велик объем работы, представители компании могут как взять работу по погрузке на себя, так и поручить ее бригаде профессиональных грузчиков и вызвать грузовое такси.
В случае если перевозке подлежит крупногабаритная мебель, ее нужно будет разобрать, демонтировав крупные элементы – столешницы, дверцы, полки. Несоблюдение этого условия может обернуться тем, что мебель повредится в процессе транспортировки.
Особое внимание стоит уделить предметам с гладкой поверхностью, а также хрупким вещам – их следует перевозить либо отдельно, либо тщательно зафиксировав, предварительно сложив вертикальными стопками.
Если возможности разобрать мебель нет, нужно снять с нее всю фурнитуру и зафиксировать дверцы скотчем.
Упаковка. Не менее важным этапом подготовки вещей к переезду является упаковка. Правильно подобранные материалы существенно снизят риск повреждения или деформации, обеспечив защиту от механических, температурных и других воздействий. Стулья можно сложить попарно и обмотать пленкой и скотчем; для гладких поверхностей подойдет картон и стрейч-пленка.
Если в новом офисе будет несколько кабинетов, лучше сразу промаркировать коробки. И указать заранее куда и что нужно будет отнести на месте. Это существенно сэкономит время работы.
Все ценные бумаги и документы нужно сложить в папки по назначению; а для большей безопасности – сдать на хранение в банковскую ячейку.
В процессе упаковки вещей следует составить их опись – она позволит эффективнее контролировать процесс погрузки и даст гарантию того, что в процессе транспортировки ничего не потеряется.
Важно! Объявление о переезде офиса, образец которого приведен ниже, нужно повесить заранее, чтобы к нему могли подготовиться как сотрудники, так клиенты. Уведомление о переезде офиса также можно разослать клиентам посредством СМС-сообщений и электронной почты.
Предварительная подготовка в день переезда
Работы над переездом пройдут быстрее и легче, если все основные этапы будут осуществлены заблаговременно. И в день переезда все вещи будут уже упакованы, промаркированы, помещение освобождено.
Как избежать проблем при офисном переезде
Большая часть проблем, возникающая во время переезда, так или иначе связана с суетой и недостаточно продуманной подготовительной работой. Поэтому важно:
- Не пытаться уложить переезд в максимально короткие сроки. Лучше разбить подготовительную работу на несколько этапов и посвятить ей несколько дней, чем надеяться на то, что все решиться в последние часы перед выездом.
- Если компания планирует обращение в транспортную компанию, нужно заранее рассмотреть все предлагаемые варианты, сравнить их между собой и выбрать оптимальный для себя. Немало ценной информации можно получить из отзывов, оставленных клиентами.
- Рассчитать расходы поможет внимательное изучение тарифа. Стоит заранее узнать, что именно входит в услуги по перевозке, а что оплачивается дополнительно.
- Перед началом транспортировки нужно составить с транспортной компанией договор, где будут детально прописаны права и обязанности сторон, а также ответственность в случае повреждения имущества во время перевозки.
- Если возможности перевезти все вещи за один раз, можно осуществить поочередную транспортировку различных отделов. Это позволит не останавливать работу офиса на длительное время.
Немаловажную роль играет и день, на который запланирован переезд. Лучше всего наметить подобные мероприятия на выходной день, когда дороги будут менее загружены, а вероятность попасть в пробку минимальна. Тогда грузоперевозки пройдут менне проблемно.
Тщательно подготовленный план переезда офиса – гарантия того, что он будет осуществлен размеренно, без суеты, лишних временных затрат.
